Selbstständige Handelsvertreter sind steuerlich Gewerbetreibende. Mit dem Start fallen deshalb mehrere Pflichten zusammen: die Gewerbeanmeldung, die steuerliche Erfassung beim Finanzamt, die Einkommensteuer auf den Gewinn, gegebenenfalls Gewerbesteuer und in der Regel Umsatzsteuer auf die Provisionen. Dazu kommen laufende Erklärungs- und Aufbewahrungspflichten. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die steuerlichen Grundlagen für den Start im Vertrieb.
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Wer als selbstständiger Handelsvertreter gilt
Handelsvertreter ist nach § 84 Abs. 1 HGB, wer als selbstständiger Gewerbetreibender ständig damit betraut ist, für einen anderen Unternehmer Geschäfte zu vermitteln oder in dessen Namen abzuschließen. Selbstständig ist, wer seine Tätigkeit im Wesentlichen frei gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann. Fehlt diese Freiheit, gilt der Vertreter nach § 84 Abs. 2 HGB als Angestellter.
Das betrifft den Vertrieb in vielen Sparten, etwa Telekommunikation und Glasfaser, Photovoltaik und Energie oder die Lead-Generierung. Ob die Selbstständigkeit im Einzelfall trägt, hängt von der tatsächlichen Durchführung ab. Eine Fehleinschätzung kann neben sozialversicherungsrechtlichen auch erhebliche steuerliche Folgen haben.
Gewerbeanmeldung und steuerliche Erfassung
Wer ein stehendes Gewerbe beginnt, muss dies nach § 14 Abs. 1 GewO der zuständigen Behörde gleichzeitig anzeigen. Maßgeblich ist also der Beginn der Tätigkeit, nicht der Eingang der ersten Provision. In vielen Gemeinden ist die Anmeldung online möglich.
Die Gemeinde unterrichtet das Finanzamt über die Anmeldung (§ 138 Abs. 1 AO). Unabhängig davon ist der Gewerbetreibende verpflichtet, dem Finanzamt weitere Auskünfte über die steuerlich erheblichen Verhältnisse zu erteilen (§ 138 Abs. 1b AO). Das geschieht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der elektronisch über ELSTER zu übermitteln ist. Die Angaben darin bestimmen unter anderem die ersten Vorauszahlungen und die umsatzsteuerliche Behandlung.
Die Tätigkeitsbeschreibung in der Gewerbeanmeldung sollte nicht zu eng gefasst werden. Eine Ummeldung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 GewO erforderlich, wenn die Tätigkeit auf Leistungen ausgedehnt wird, die bei Betrieben der angemeldeten Art nicht geschäftsüblich sind.
Einkommensteuer
Handelsvertreter erzielen Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG). Provisionen sind Betriebseinnahmen. Sie sind kein Arbeitslohn, solange tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Besteuert wird nicht der Umsatz, sondern der Gewinn, also die Betriebseinnahmen abzüglich der betrieblich veranlassten Ausgaben.
Nicht buchführungspflichtige Gewerbetreibende ermitteln den Gewinn in der Regel durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Dabei gilt das Zufluss- und Abflussprinzip. Die Einkommensteuererklärung ist mit der Anlage EÜR elektronisch abzugeben (§ 25 Abs. 4 EStG, § 60 Abs. 4 EStDV). Ohne steuerliche Beratung endet die Abgabefrist grundsätzlich am 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO).
Das Finanzamt setzt Vorauszahlungen fest, die sich nach der letzten Veranlagung richten (§ 37 Abs. 3 EStG). Sie sind vierteljährlich zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig. Ändern sich die Einkünfte deutlich, kann eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragt werden. Gerade im ersten und zweiten Jahr empfiehlt es sich, Rücklagen für Nachzahlungen und Vorauszahlungen zu bilden.
Gewerbesteuer
Als Gewerbetreibender unterliegt der Handelsvertreter grundsätzlich der Gewerbesteuer. Für Einzelunternehmer gilt ein Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag im Jahr (§ 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG). Eine Gewerbesteuererklärung ist abzugeben, wenn der Gewerbeertrag diesen Betrag übersteigt oder das Finanzamt sie anfordert (§ 14a GewStG).
Die gezahlte Gewerbesteuer wird über § 35 EStG pauschal auf die Einkommensteuer angerechnet. Die Anrechnung ist auf die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer begrenzt. Ob und in welcher Höhe eine Belastung verbleibt, hängt vom Hebesatz der Gemeinde ab.
Umsatzsteuer
Die Vermittlungstätigkeit eines Handelsvertreters ist eine sonstige Leistung und führt im Rahmen seines Unternehmens zu steuerbaren Umsätzen. Auf die Provision ist deshalb in der Regel Umsatzsteuer zu berechnen. In der Praxis wird häufig im Gutschriftverfahren abgerechnet: Der Auftraggeber erstellt die Abrechnung, der Handelsvertreter muss sie prüfen.
Steuerfrei sind nach § 4 UStG bestimmte Vermittlungsleistungen, insbesondere die Vermittlung von Krediten, Zahlungsmitteln und Wertpapieren (§ 4 Nr. 8 UStG) sowie die Leistungen von Bausparkassen- und Versicherungsvertretern (§ 4 Nr. 11 UStG). Für Handelsvertreter im Energie-, Telekommunikations- oder Photovoltaikvertrieb greifen diese Befreiungen regelmäßig nicht.
Die Umsatzsteuer wird über Voranmeldungen erklärt, die elektronisch bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln sind (§ 18 Abs. 1 UStG). Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr, bei einer Vorjahressteuer von mehr als 9.000 € der Kalendermonat (§ 18 Abs. 2 UStG). Die sonst für Neugründer vorgesehene monatliche Abgabe ist für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt. Auf Antrag ist eine Dauerfristverlängerung um einen Monat möglich.
Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und geben in der Regel keine Voranmeldungen ab. Ob die Kleinunternehmerregelung beim Start sinnvoll ist, hängt von den erwarteten Umsätzen und den Vorsteuerbeträgen ab und sollte vor dem Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung geprüft werden.
Rentenversicherung
Selbstständige Handelsvertreter sind grundsätzlich nicht in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert. Eine Ausnahme gilt nach § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI für Selbstständige, die keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind. Davon können insbesondere Einfirmenvertreter betroffen sein. Die rechtlichen Einzelheiten erläutert der Beitrag „Rentenversicherungspflicht für Selbständige“ von RBO Rechtsanwälte.
Aufbewahrungspflichten
Geschäftliche Unterlagen sind nach § 147 Abs. 3 AO aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und empfangene oder abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre. Dazu gehören auch Provisionsabrechnungen und der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber.
Typische Fehler beim Start
- Gewerbe zu spät angemeldet: Die Anzeigepflicht entsteht mit dem Beginn der Tätigkeit.
- Umsatzsteuer nicht zurückgelegt: Die in den Provisionen enthaltene Umsatzsteuer steht dem Finanzamt zu und ist mit der Voranmeldung abzuführen.
- Keine Rücklage für die Einkommensteuer: Nach der ersten Veranlagung treffen Nachzahlung und erste Vorauszahlungen häufig zeitlich zusammen.
- Privat und betrieblich vermischt: Ein eigenes Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer nicht vorgeschrieben, erleichtert die Buchhaltung aber erheblich.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
